Painel de administração do serviço

O gerente de contas pode criar, editar, excluir, aplicar nova senha, gerenciar restrições de acesso, aplicar regras, encaminhamento, respostas automáticas, gerenciar regras de spam e relatório de entrega.

Nos itens abaixo destacamos as principais características dos recursos de administração do e-mail corporativo OfficeMail

Restrições de Usuários

Gerencie as permissões dos usuários da empresa.

É possível limitar as principais funções de uma conta de e-mail: Receber mensagens, Enviar mensagens e fazer o login de acesso.

Para as funções de recebimento e login, só é possível permitir ou restringir a função. O bloqueio do recebimento retornará uma falha ao remetente e o bloqueio do login retornará uma falha de login como senha incorreta.

Para a função de envio de mensagens, além de restringir e permitir, pode-se deixar as mensagens enviadas paradas na fila do servidor até que o administrador altere o status da função.
Cabe ao gerente de TI conhecer os recursos de restrições para aplicar em situações que se faz necessário.

Uma conta de e-mail que é identificada como fonte de mensagens em massa pode ser automaticamente limitada a não enviar mensagens.

Encaminhadores

Gerenciar encaminhamento é uma tarefa muito importante para o gestor de conta.

O Painel do OfficeMail permite o gerenciamento de um encaminhamento de mensagens de um usuário. A função está disponível em duas camadas: usuário e gerente de conta via painel admin.

O usuário pode excluir um encaminhamento sempre que achar necessário.

Regras de E-mails

Aplique regras direto para seu colaborador.

O Painel Admin do OfficeMail permite que o gestor do serviço aplique filtros ou regras de e-mail diretamente para o usuário. Essas regras podem ser visualizadas e gerenciadas pelo próprio usuário a qualquer momento.

As regras são importantes para automatizar alguns processos individuais dos colaboradores, mas também pode ser um fator de problema que é difícil de detectar, pois uma regra pode excluir mensagens e fugir do controle do usuário.

Autorespostas

Gerencia as mensagens de férias ou mudanças de contatos.

As configurações de auto resposta é essencial para facilitar a comunicação da empresa com seus contatos. Um contato que está de férias deve notificar seus contatos que está ausente ou quando um colaborador é desligado da empresa e outro contato assumirá seus contatos.

A resposta automática também é útil para as caixas postais de SAC que geralmente envia uma mensagem automática ao remetente dizendo que a mensagem foi recebida com sucesso e será encaminhada para o setor responsável.

Filtro Global

Aplique regras que são aplicadas automaticamente para todos os usuários.

O Filtro Global permite que o gerente de TI crie regras gerais para todos da empresa. Esse tipo de funcionalidade é útil para auditorias de controle de qualidade, pois permite por exemplo encaminhar todas as mensagens recebidas para uma certa caixa postal.

Grupos

Crie listas de discussões com moderação.

A lista de discussão é uma ferramenta simples e objetiva para a colaboração entre os participantes, pois todos os participantes são envolvidos e recebem mensagens automaticamente. Não há necessidade de direcionar um contato específico. Todos os participantes das lista recebem as mensagens.

SPF/DKIM

Ajustes precisos para sua configuração DNS.

Além da entrada MX que é obrigatório para o roteamento dos e-mails para o servidor de e-mail, as funções SPF garantem a elegibilidade dos servidores de e-mail para o domínio. A configuração SPF é exigida por praticamente todos os servidores de e-mail para o recebimento das mensagens. Por isso é tão importante.

Já a função DKIM está relacionado com a notificação de relatório de entrega que um servidor externo pode reportar à outro servidor. O objetivo é detectar números abusivos de mensagens e tomar ações preventivas para evitar spam de saída.

IP Exclusivo

A feature exclusiva que só tem no OfficeMail.

A principal característica de um serviço de e-mail exclusivo para empresas é a possibilidade da empresa utilizar um IP só para seus e-mails. O problema é que esse recurso só é visto em servidores próprios.

O OfficeMail permite que toda a comunicação SMTP de sua empresa opere por com um IP exclusivo configurado com um nome reverso do seu domínio. Essa função avançada que você só encontra no OfficeMail eleva a confiabilidade de suas mensagens e elimina problemas de rejeição de mensagens por má reputação que o uso compartilhado de IP pode causar.

Relatórios

Analise se a comunicação via e-mail está sendo realizada da forma esperada.

Não basta ter um bom serviço de e-mail funcionando e sempre online, pois são requisitos obrigatórios.

O Painel OfficeMail oferece um relatório simplificado que permite um fácil entendimento sobre os envios dos e-mails, seja os enviados ou recebidos pela empresa. O relatório informa de forma resumida o motivo de mensagens rejeitadas. Por exemplo, se você tem um usuário com disco cheio, o relatório mostra que o usuário não recebeu a mensagem e o erro reportado ao remetente foi disco cheio.

O relatório de entrega do OfficeMail permite que um gestor trate problemas de entregas de mensagens sem solicitar informações, tanto para o seu contato local na empresa, quanto para o contato externo que muitas vezes é difícil extrair informações e solicitar testes de envios.

AntiSpam

Estatísticas Gerais, Registros de Log, Regras de Spam, Reputação de IP, Listas de Exceções, Filtragem Geográfica.

Um dos maiores problemas no ambiente corporativo é o lixo eletrônico. As mensagens indesejadas tiram o foco dos colabores e ainda oferecem grande riscos à segurança digital no escritório.

Além disso, existem situações de falsos positivos que são necessários tratamentos especiais para não prejudicar o fluxo de trabalho.

Entendemos que é fundamental para a empresa gerenciar regras, listas, analisar estatísticas e propor o melhor ajuste para a empresa.

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